企业工做流设计原则及注意事项

2020年11月22日 阅读数:17
这篇文章主要向大家介绍企业工做流设计原则及注意事项,主要内容包括基础应用、实用技巧、原理机制等方面,希望对大家有所帮助。

工做流是企业信息系统的核心和灵魂,在公司管理和运转中引入审批工做流,替代本来的纸质申请和审批,能够有效提升公司的运转效率以及公司管理制度的规范化。优化

一般,工做流所包含的页面内容基本上没有大的差异,更多的是在内部逻辑数据的处理上,能够关注一下几点:设计

一.角色blog

在企业中,每一个人都会有本身的岗位职责和层级之分,不一样的岗位和层级定位不同,须要完成的任务也不同。事务

在审批流程中,大体抽象划分为两类:开发

1.发起人权限控制

流程的发起人是一个流程的全部者,也是比较关心审批进展的人,发起人完成的主要是事务性、操做性的工做。从发起人的角度来讲,在建立完审批事项后,还须要完善相关信息、催促审批人及时审批、处理驳回修改意见、从新提交等。发起人角度设计的要点是:兼容统一发起入口和业务场景触发经常使用的审批事项要方便找到有统一汇总的审批管理页面。工作流

2.审批人效率

审批人在流程中须要完成的主要是决策性的工做,所以在审批人的视角,内容和操做都应该尽可能精简:后台

只看到最重要的信息,避免信息过多影响判断只进行必要操做,不能有过多选择或过多输入,影响决策效率统一的页面进行审批操做和管理须要有审批历史,以便追溯。基础

二. 内容

1. 提炼最小集合

根据审批事项的不一样,流转内容也会有所不一样。对于审批流程的设计来讲,须要在实际业务中提炼出最核心的内容,一则能够减轻发起人的工做负担(发起一个审批要填一堆的资料相信没人会开心),二则能够提升决策的准确性和效率。

例如一个请假审批流程,核心就是请假时间、事由和请假类型;而一个立项投决的审批,则须要重点展现立项会的表决结果,同时还须要把会议记录作为附件带上,以便在必要时能够查看,在交互上,这里一样须要注意内容的归类、收纳。

设计要点总结以下:

内容尽量精炼有些内容是必要的,但系统能够自行获取就不要让发起人再输入一遍预置经常使用的内容,用选择的方式替代输入的方式,同时也提升了内容的规范性。

2. 查看和修改

在审批的过程当中,有时候须要让不一样的审批人查看不一样的内容,且限定有些人有修改权限而有些人只有只读权限,这都会在后面的“权限”里总结。

三. 流程

1. 自主选定审批人流程

这是一种比较轻量、灵活的审批流程形式,适用于公司规模不大、流程没有标准化的状况。要点是发起人发起一个审批事项并提交时,须要自行选择下一个环节的审批人。而下一个环节的审批人审批经过后,能够选择继续流转到再下一我的去审批,或者结束这个流程。

2. 串行流程

串行流程就是每个审批环节的人审批经过后,才会进入到下一个环节。每一个环节的驳回,能够根据业务须要,设计成驳回到发起人、驳回到上一个环节或驳回到指定环节从新审批,或兼而有之,作为选项供审批人选择。

3. 并行流程

并行流程是一个审批环节须要几我的或角色审批经过才算经过,能够有如下两种方式:

任意一我的审批经过即进入下一环节必须全部人审批经过才进入下一环节

上述第一个方式比较好理解,第二个方式和串行流程容易混淆,即一样是要多我的审批,究竟是一个接一个、仍是同时经过才算经过?到底用哪一种方式,区别是审批人是否是同一个级别,并行的方式其实相似于同级别的会签,而串行方式适合有上下层级关系的状况。

并行流程的驳回则相对简单,通常是设计成有一我的驳回则该环节即算驳回。

4. 条件触发流程

条件触发流程在审批工做流中也比较常见,设计上就是某个审批环节要由谁/或哪一个角色审批,须要取决于条件判断。例如金额低于1万元由财务总监审批经过后即结束,金额在1万元以上则由副总裁审批经过后即结束。

5. 混合流程

混合流程顾名思义就是混合了以上几种流程,仍是以上述金额审批为例,咱们修改为:金额低于1万元的,由财务审批经过后即结束;金额在1万元到10万元的,须要先由财务审批,以后交由副总裁审批经过后即结束;金额高于10万元的,须要由董事长和总裁一同审批经过后才结束。

四. 动做

1. 经过

经过动做由审批人操做,是否须要输入经过缘由、经过缘由是否必填须要根据实际业务状况决定。总结就是:简单申请不须要填写经过缘由,或者缘由选填经过缘由须要填的话,可用于反馈或激励发起人的状况。

2. 驳回修改

驳回修改动做由审批人操做,和经过不一样,为了让发起人知道如何修改,驳回缘由通常须要设定成必填项,不然发起人或上一个审批环节的人不知道为什么被驳回、以及要如何修改。

驳回修改可根据业务须要,在如下逻辑中选择:

驳回到发起人驳回上一环节驳回到选定的以前的某个审批环节。

3. 从新提交

从新提交由发起人操做,和驳回修改是一一对应的。设计上要注意,审批人审批从新提交的内容时,须要附带上一次驳回修改的缘由。

4. 取消

取消动做可选,通常来讲是发起人取消,而不是审批人取消,缘由以下:

审批人只关心一个审批事务过来后,判断并决策是经过仍是驳回取消和驳回含义容易混淆,区分不开

在设计上,咱们还能够作到发起人是否可取消可由配置项进行配置。

五. 权限

权限的控制贯穿在审批流程的方方面面,上述的角色、内容、流程和动做都会涉及到权限的控制。权限体系的设计是一个大工程,在审批流程中,采用基于角色的访问控制体系(RBAC)是一个不错的选择:

“基于角色的访问控制体系,包括用户、角色、目标、操做、许可权五个基本数据元素,每一个角色至少具有一个权限,每一个用户至少扮演一个角色,能够对彻底不一样的角色分配彻底相同的访问权限,用户和角色是多对多的关系。”

设计要点总结以下:

操做和许可权内容,可区分为功能权限和数据权限什么人能够发起什么审批,由功能权限控制什么人/角色在整个审批流程中可见什么数据,由数据权限控制什么人/角色能够审批什么环节,由独立的审批配置控制。

六. 配置和扩展性

审批工做流的配置灵活度和开发复杂度成反比,具体要灵活到什么程度,须要由业务需求决定。通常针对公司开发的中后台系统,灵活性相对较少,而面向多个公司的商业化的系统,则灵活性要求大大提升。配置的灵活性体如今如下方面:

审批流程的类型可修改具体的审批环节可增删改各个环节审批人/角色可配置审批相关的权限可变动

七. 效率

工做流的核心目标是提升企业运行效率,若是线上审批流程效率还不如原来的纸质操做,那这个流程的设计就是失败的,也失去了意义。所以,在完成整个审批流程的设计以后,咱们还须要花大精力对流程的效率进行审视和优化。对于审批流程效率的提高,总结就是:审批的操做尽量精简,且操做含义明确只要求输入必要的表单待审批事项及时通知到审批人审批进展及时通知发起人发起人可选择主动催促审批人作好下一步操做的引导。

总结

审批流程是中后台工做流的基础应用,咱们在设计的过程当中,把握的核心要点是“提升效率,规范管理”,在设计过程当中要时时回头审视,以避免脱离了这个最重要的目标。

牧码人.